Nous avons besoins d'adhérents pour installer le stand de l'association dès 7h30, puis tenir notre stand de 10h à 18h environ.
Idéalement, il faudrait des roulements toutes les 2h et 3 personnes par roulement. Voir le forum de discussion pour la répartition.

Les éléments qui constituent le stand sont en cours de sélection et d'achat.
Nous aurons :
- une tonnelle verte Ikéa de 2,50 m sur 2,50 m
- une petite table verte Décathlon
- 4 ou 6 chaises noires Ikéa
- des boîtes noires de rangement pour les sacs, vêtements, documentations
- des protections visuelles noires non définies sur les 3 côtés du stand (bâches ?)
- des affiches A0 en couleur dans les tons verts avec un gros logo sur 3 côtés du stand
- des logos sur le vêtement de chaque accueillant (badges ou stickers)
- des plantes vertes si c'est possible
- des tablettes connectées en 3G ou 4G si possible pour montrer le site Internet
- des docs vertes à profusion pour distribuer
- une caisse pour encaisser directement d'éventuelles adhésions
- un carnet de reçus où noter qui a payé une adhésion
- un cahier où noter les questions, les remarques
 
Voici le message envoyé aux premiers volontaires le 28 avril :
 
Merci à tous de nous avoir proposé votre aide !
Il faut maintenant que l'on se coordonne pour l'organisation et la tenue du stand le dimanche 17 mai au parc Longchamp.
Il faut que vous alliez tous vous inscrire sur la page http://www.marseille-autrement.fr/sortie/visite/2618/2543/tenue-du-stand-marseille-autrement-au-festival-annuel-du-palais en cliquant sur "participer".
 
Nous formerons des groupes de 3 sur le stand. C'est plus sympa.
Il faut que vous me disiez si vous voulez tenir le stand plutôt le matin ou l'après-midi et si vous avez des affinités avec d'autres adhérents pour être ensemble sur un créneau horaire.
 
J'imagine les plages suivantes mais ce sera à affiner :
• 7h30 - 9h30 installation technique avec approche en voiture puis à pied
Jacques Ricodeau avec 2 volontaires ?
• 9h30 - 11h30 fignolage esthétique du stand et début de l'accueil
Jacqueline Charles-Louis avec 2 volontaires ou bien Jacqueline en transversal sur la journée ?
• 11h30 - 13h30 tenue du stand avec sandwich à prévoir
3 personnes à définir
• 13h30 - 15h30 tenue du stand
3 personnes à définir
• 15h30 - 17h30 tenue du stand
3 personnes à définir ou plus car ce sera un moment fort. Je viendrai en renfort.
• 17h30 - 19h30 fin de la tenue du stand, démontage et rangement.
3 personnes à définir
 
Pour ma part, je me charge de toute la préparation en amont :
Liaison avec l'élue qui gère le festival, emplacement, assurance, caution si besoin, achat du matériel, supervision de l'organisation pour le jour J, gestion de l'après-stand (adhésions reçues sur places, questions…).
En plus de ma randonnée le matin et du fait que je reçois mes parents âgés chez moi, je viendrai dans l'après-midi sur le stand en renfort. Mais ce sera surtout pour voir si tout va bien et noter ce qu'il y a à améliorer pour les fois suivante.
En plus de moi, Jacqueline Charles-Louis et Jacques Ricodeau seront là pour savoir quoi faire en cas d'imprévus (Jacques s'il faut démonter rapidement cause tempête, Jacqueline si une personnalité se pointe ou un journaliste…).
 
Attention, un stand c'est petit et cela doit être nickel !
Tout le monde viendra léger (petit sac, peu de vêtements) et devra ranger tout dans des boîtes ou un réduit qu'on installera peut-être avec un système de rideaux.
Pour que ce soit harmonieux, chacun prévoira une tenue noire unie (surtout le haut). Cela peut être un t-shirt une chemise, un pull. Nous prévoirons des logos à coller ou épingler sur son vêtement.
 
Pour les équipes, pensez à vous mettre ensemble par affinité. Vous pouvez tenir le stand avec un ami adhérent.
Le nombre pourra être augmenté à 4 ou 5 personnes avec 2 "rabatteurs" qui distribuent des docs verte ou invitent sur le stand et 3 accueillants qui font asseoir (ou pas) les passants et leur expliquent l'association en quelques mots.
Nous prévoirons du coup peut-être 1 ou 2 tables vertes de plus.
 
Il faudra faire passer les messages suivants :
• Marseille Autrement est une association pour tout public (retraités, actifs, familles, jeunes, enfants, nouveaux arrivants, Marseillais de toujours…).
• Marseille Autrement propose des activités très nombreuses (entre 1.500 par an environ). Il y en a tous les jours, à tout moment de la journée. Elles sont très variées (visites d'entreprises, visites historiques, randonnées racontées, dégustations, vernissages, avant-premières, conférences, apéros entre adhérents…) et peuvent être gratuites ou payantes.
Si elles sont payantes, c'est au profit de l'association pour nos frais ou à un partenaire qui doit accorder une remise à nos adhérents.
• On peut adhérer pour seulement 10€ par an ou plus si on veut soutenir l'association qui est une vraie association 1901 avec que des bénévoles et aucune subvention.
Tous les enfants sont exonérés de cotisations.
• On peut tester 3 inscriptions à des sorties sans verser de cotisation et s'inscrire tout de suite sur le site www.marseille-autrement.fr
• Une fois qu'on est inscrit sur le site Internet, on peut inscrire ses enfants, petits-enfants et amis dans sa tribu. Ils pourront aussi tester 3 inscriptions.
• Il est indispensable d'avoir un accès Internet et une adresse email pour profiter des sorties de Marseille Autrement. Si on en n'a pas, il faut être dans la tribu de quelqu'un qui gère les inscriptions pour vous.
• Le site Internet est très facile à utiliser et très pratique. On se crée un profil. On clique pour s'inscrire aux sorties ou pour se désinscrire. On voit à quoi on est inscrit et on reçoit des rappels automatiques. On peut voir les autres inscrits et échanger avec eux sur le forum en cas de besoin de covoiturage par exemple.
On reçoit tous les jours des propositions de sorties pour ne rien louper et une fois par semaine une liste des plusieurs semaines de sorties à venir. Il suffit alors de cliquer dans la liste pour s'inscrire.
• Grâce à Marseille Autrement, on se fait des amis et on apprend à connaître son territoire : Marseille, les alentours, la région !
• Et si vous êtes convaincu, pourquoi ne pas adhérer tout de suite et ainsi profiter de toutes les sorties sans réserve ?
Il suffit de verser 10€ ou (15, 20, 25, 30…) et que l'on note soigneusement votre nom, prénom, téléphone mobile et fixe et surtout votre email.
En rentrant chez vous, vous vous créez votre profil sur notre site et vous cliquez tout de suite sur "Adhérer" pour dire que vous avez versé votre cotisation en espèces ou en chèque.
Dans la journée ou demain, votre profil "sympathisant" sera transformé en profil "Adhérent" par la présidente et vous serez des nôtres ! Vous recevrez très vite votre première information sur les sorties à venir.
 
Il faudra prévoir une caisse et des listes d'adhésions sur place avec les rubriques à remplir.
Chacun aura sa liste et la passera au volontaire qui viendra le relayer en notant où il s'est arrêté.
Il n'y aura sur ces listes que les personnes ayant versé sur place une cotisation ! Les autres s'inscriront directement sur le site.
Il est trop lourd de recueillir les coordonnées de gens qui laissent leur mail mais ensuite ne se créeront jamais un profil sur notre site et n'adhèreront jamais.
Il faut bien leur dire qu'on ne prend pas leurs coordonnées et que c'est à eux de vite aller sur notre site laisser les leurs !
 
J'ajoute que j'ai besoin de volontaires pour :
Aller racheter une ou deux tables chez Décathlon.
Aller chez Ikéa acheter des boîtes et des rideaux.
Bricoler un système pour créer sur la tonnelle une zone "stockage et rangement" avec un tube supplémentaire greffé sur l'armature (avec des T par exemple). Il faut que ce soit solide et y faire coulisser des rideaux.
Bricoler un système pour envelopper 3 côtés de la tonnelle d'une grande bande de filet plastifié à mailles (noir ?) pour éviter que les gens rentrent de tous les côtés et donner l'impression d'une tente plutôt que d'une tonnelle, tout en laissant passer l'air.
Trouver le système idéal pour l'accrochage des affiches en bâche sur chacun des 3 côtés. Il faudra les rigidifier en ajoutant une baguette en bois en haut et en bas sur laquelle sera visée un système d'accrochage (en haut sur une barre et en bas avec un fin câble plastique qui la tend au sol avec une sardine).
 
Si vous avez d'autres idées, des questions, des suggestions, n'hésitez pas à m'appeler !
Merci à tous.